Gør virksomheden effektiv

Af JESPER SALLING NIELSEN, redaktionen@danskbyggeri.dk

Dansk Byggeri har sammen med 3F lanceret en kampagne, der skal være med til at vise vejen til en bedre bundlinje. Mange virksomheder har efter finanskrisen oplevet et marked med markant færre opgaver at byde på og markant lavere priser. I sådan et marked er det de mest effektive virksomheder - det vil sige dem, der har de laveste produktionsomkostninger - der får ordrerne, tjener penge på dem og dermed overlever

Virksomheden skal konstant arbejde med effektiviteten. Det har nogle virksomheder tendens til at glemme i de gode tider – "det går jo fint" - og ender i samme situation som virksomhed II, som ikke er konkurrencedygtig i et presset marked.

Der er grundlæggende syv faktorer, som har indflydelse på en virksomheds effektivitet. De syv faktorer kan deles op i to hovedgrupper, de bløde og de hårde faktorer.

Nødvendige mål og strategi

Det er nødvendigt med klare mål for, hvordan virksomheden bliver mere effektiv, og alle i virksomheden skal kende og acceptere mål og strategi. Er det ikke tilfældet, vil medarbejderne trække i forskellige retninger.

Strømlinede systemer

Virksomhedens effektivitet skal understøttes af systemer og processer. Det er fx økonomi- systemet, som giver data om effektivitet, og det er it, planlægnings- og kommunikationssystemer, der øger effektiviteten.

En virksomhed skal også have klare processer. Det vil sige "måden vi gør tingene på her i firmaet". Uden dem er det usandsynligt, at alle arbejder på den mest effektive måde.

Mix af medarbejderne

Virksomheden skal have det rigtige mix af medarbejdere det vil sige erfaring, viden, uddannelse, alder og køn.

Det er dette mix, der samlet gør virksomheden effektiv. Den enkelt medarbejders effektivitet handler om samarbejdsevne, engagement, initiativ, sygefravær og så videre.

Overskuelig organisationsstruktur

Virksomheder med mere end en medarbejder skal fordele opgaverne på flere aktiviteter og personer, og det skal koordineres. Det er organisationsstrukturen og jobbeskrivelserne, som sikrer, at det sker effektivt.

Ledelsesstil skaber loyalitet

Ledelsesstilen er afgørende for, om medarbejderne har arbejdsglæde, er motiverede, inspirerede og loyale.

Der findes ikke én rigtig ledelsesstil - det afhænger blandt andet af virksomhedskulturen, medarbejdersammensætningen, branchekulturen etc..

Klare kernekompetencer

I en virksomhed er det summen af medarbejdernes individuelle kompetencer struktureret på en måde, så virksomheden adskiller sig fra konkurrenterne på en måde som kunderne værdsætter, der gør virksomheden konkurrencedygtig.

Det er relevant i forhold til effektivitet, da det skaber billigere produktion og dermed konkurrencedygtighed.

Kulturen er kittet

Virksomhedskulturen er det, som binder virksomheden sammen - ofte ubevidst. Virksomhedskulturen er afgørende for virksomhedens langsigtede succes.

Det kan være en positiv virksomhedskultur, hvor kunden altid er i fokus for alle medarbejdere, eller hvor alle hjælper hinanden i pressede situationer. Omvendt kan der være en negativ kultur, hvor alle kommer for sent til møder, eller hvor devisen er ”det er ikke mit ansvar”

Syv sammenhængende faktorer

Disse syv faktorer er afgørende for, hvor effektiv en virksomhed er. Og de kan bruges til at skabe et overblik over, hvorfor noget går godt, og hvorfor noget ikke virker. Det er disse syv faktorer, der løbende skal vurderes og justeres på, hvis effektiviteten skal fastholdes og forbedres.

Og de syv faktorer hænger sammen. Justeres der på en faktor, får det indflydelse på en eller flere af de andre faktorer. Det er typisk nemmest at håndtere de hårde faktorer og "glemme" de bløde. Det er årsagen til, at man ikke når de mål, man har sat sig. Det er nemlig som regel sværere, og mere tidskrævende at juster på de bløde faktorer.