ER DIN VIRKSOMHED EN VELSMURT MASKINE?

Af JESPER SALLING Quo Vadis Forretningsudvikling ApS

Fra BYGGERIET dec. 2013 - Side 27

Det er virksomhedens rutiner og procedurer - "måden vi arbejder på her i virksomheden" - der gør, at den daglige drift kører, som den skal. Derfor er det vigtigt, at alle i virksomheden har en fælles forståelse for, hvordan arbejdet skal udføres.

Forudsætningen for, at en virksomhed kan fungere effektivt og være konkurrencedygtig er, at arbejdet struktureres, og at de daglige rutiner forløber på den mest enkle, hurtigste og billigste måde.

Virksomhedens "maskine" er kombinationen af medarbejderne, deres rutiner og den måde, de udfører opgaverne på. Derfor er det vigtigt, at der i virksomheden er nogle rutiner og procedurer - en fælles måde at gøre tingene på. For er der ikke det, risikerer man, at alle medarbejdere gør, som de selv synes er rigtigt - og det er sjældent noget, der er effektivt for virksomheden på sigt.

Rutiner og procedurer er nødvendige fra den dag, der er mere end en medarbejder i virksomheden. Jo større en virksomhed bliver, jo vigtigere bliver procedurerne og ikke mindst, at de bliver skrevet ned, så det fx er nemt og hurtigt for nye medarbejdere at sætte sig ind i, hvordan virksomheden fungerer.

Når ledelse og medarbejdere kan klare de daglige opgaver struktureret og effektivt, giver det også overskud til at tackle uforudsete opgaver og udfordringer, fordi dagligdagen fungerer systematisk af sig selv.

Her skal du gøre en indsats

I den daglige drift er det vigtigt med fælles procedurer, og særligt der, hvor man gør de samme ting igen og igen. Disse tre hovedområder er afgørende for virksomhedens effektivitet og succes:

  • Den daglige administration fx regnskab, fakturering, løn, lager, rykkerprocedure, ansættelser, etc.
  • Produktion – i en byggevirksomhed typisk i forhold til, hvordan et projekt startes, hvordan det gennemføres og hvordan det afsluttes.
  • Salg – sikring af, at der hele tiden er nye tilbudsmuligheder og opgaver, så der er nye ordre, når de gamle er gennemført.

Den daglige administration skal fungere uden tvivl om, hvordan og hvem, der gør hvad. Det er fx afgørende, at der bliver faktureret løbende for at sikre virksomhedens likviditet og forhindre unødvendige tab.

Produktionen er måske det område, hvor virksomheden kan tabe flest penge, hvis projekterne ikke gennemføres på den mest effektive måde. Erfaringer viser, at hvis et projekt bliver startet rigtigt op med overlevering af tilbud og projektmateriale - fra dem, der har regnet prisen til dem, der skal udføre - er der mange problemer, der kan tages i opløbet. Derfor er det vigtigt med en klar procedure for, hvad der skal gøres, inden arbejdet på et projekt påbegyndes, når det gennemføres og afsluttes. Det er sjældent, at man i virksomheden ikke ved, hvad der er det rigtige at gøre, men der er ofte ikke faste procedurer, og derfor bliver tingene ikke gjort optimalt.

Salg er et område, hvor mange virksomheder - især mindre og mellemstore - ikke har en fast og klar arbejdsprocedure. Ofte sker der det, at når der er travlt på projekterne, bliver salgsarbejdet nedprioriteret. Og så er der pludselig ikke ordrer nok i kassen. Man skal hele tiden arbejde struktureret med salget for at sikre løbende ordretilgang.

Hvad er udbyttet?

Udbyttet ved at have en række faste, fælles og nedskrevne procedurer for de områder, der er vitale for virksomhedens succes er, at:

  • Man får en "best practise", som sikrer en effektiv virksomhed

  • Nye medarbejdere kan hurtigere introduceres til virksomhedens måde at arbejde på
  • Det er lettere at flytte medarbejdere rundt mellem projekter, fordi alle arbejder på samme strukturerede måde

  • Det er nemmere og hurtigere at justere noget, der ikke virker optimalt.

Samlet set giver det en mere effektiv virksomhed og dermed en mere konkurrencedygtig virksomhed. Men glem ikke, at rutiner og procedurer også gælder for ejeren, direktøren og lederen – ikke kun for virksomhedens medarbejdere.